Suivi du #GCVD - 2019-05-07 - EMPD - crédit d’investissement de CHF 17'600'000.- pour financer la mise en œuvre de la nouvelle gouvernance documentaire, de l’archivage électronique et du renouvellement du système d’information des Archives cantonales


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Point 10: Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’investissement de CHF 17’600’000.- pour financer la mise en œuvre de la nouvelle gouvernance documentaire, de l’archivage électronique et du renouvellement du système d’information des Archives cantonales

Depuis 2016, l’État de Vaud est engagé dans un processus transversal et global de renouvellement du flux de l’information en provenance de ses institutions, afin de préserver les critères de fiabilité des documents produits par les administrations et d’assurer leur archivage à l’ère du tout-numérique. Il s’agit notamment de permettre une continuité entre la mémoire “papier” et la mémoire “dématérialisée”. Cet EMPD (exposé des motifs et projet de décret) fait le point sur le renouvellement du Système d’Information Exécutif et Législatif (SIEL), appelé BLEU SIEL, et donne les axes des prochaines opérations.

Comme il s’agit ni plus, ni moins que de transformer en profondeur les méthodes et les pratiques au sein de l’ensemble des administrations, ce document accepté par le Conseil d’État vise les objectifs suivants:

  • d’abord à permettre d’introduire et de promouvoir la mise en œuvre des nouvelles procédures de gouvernance documentaire (RM). Le RM est une démarche d’organisation et de gestion des documents produits et/ou reçus dans l’exercice des activités de l’administration. Ses caractéristiques : identifier, assurer la sécurité et maintenir disponibles dans le temps les documents à valeur de preuve ou de mémoire. La mise en œuvre de ces procédures est un préalable à la dématérialisation des processus de travail et à la mise en conformité légale des services ;

  • ensuite à financer la mise en place, pour l’administration cantonale, du socle informatique adéquat permettant aux services de dématérialiser leurs processus de travail en se basant sur une chaîne de 5 confiance informatique. Ce faisant, les services seront en conformité avec le cadre légal en matière de gestion de l’information numérique, et, en complément au portail sécurisé de la cyberadministration, ils réuniront les conditions nécessaires pour que l’administration cantonale puisse devenir une administration électronique adaptée à la transition numérique qui s’impose de façon inéluctable par la mutation technologique de la société ;

  • enfin à renouveler le système informatique des Archives cantonales.

De manière très résumée, le contenu et le programme doit permettre :

  • d’amorcer et de promouvoir la mise en œuvre des nouvelles procédures de gouvernance documentaire (RM) qui sont un préalable à la dématérialisation des processus de travail, à l’archivage électronique et à la mise en conformité légale des services ;

  • développer, pour l’administration cantonale, un socle informatique adéquat permettant aux services de dématérialiser leurs processus de travail en se basant sur une chaîne de confiance informatique couvrant l’ensemble du cycle de vie de l’information numérique ;

  • de moderniser le système informatique des Archives cantonales.

De manière générale, l’horizon de ce projet est la rénovation complète du système de traitement de l’information au niveau cantonal, avec la numérisation d’une partie des contenus autrefois imprimés sur papier, tout en préservant la fiabilité et la qualité du processus. Cela impliquera aussi la mise en oeuvre de bonnes pratiques et l’introduction de nouveaux savoir-faire ainsi qu’une réorganisation des chemins suivis par l’information au sein des institutions.

Remarque: Un tel projet devrait nous intéresser au plus haut point puisqu’il concerne ni plus, ni moins que la base du fonctionnement de nos institutions politiques et leur mémoire patrimoniale. Il ne m’a pas été possible de lire le document dans son entier, mais je recommanderais de le faire ces prochains temps et d’en tirer les éléments les plus importants à suivre. Je pense notamment à tout ce qui peut relever de la gestion de l’information numérisée, la sécurité des systèmes et procédures, l’assurance de la transparence des procédures et de l’accès public à ces informations/patrimoine, etc.